Die Nutzung von Internet, Online-Arbeit und E-Mail ist für Unternehmen heute Standard. Nicht nur die geschäftliche Kommunikation, sondern auch Vorgänge innerhalb des Betriebes werden zunehmend elektronisch abgewickelt. Damit verlagern sich auch Ordnungssysteme auf die digitale Datenverwaltung. Um die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden, aber auch Vorgänge der Unternehmenssteuerung überschaubar zu machen und Informationen aktuell zu handhaben, bedarf es einer effizienten Dokumentenverwaltung.

Ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement ist die Voraussetzung für reibungslose Abläufe im Vertrieb, Service, Support und Unternehmensmanagement. Auf digitale Dokumente, Belege und E-Mails muss jederzeit der aktuelle, schnelle Zugriff möglich sein. Besondere Erfordernisse stellen sich an die Buchhaltung. Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrungspflicht für steuerrechtliche relevante Dokumente auf die digitalen Daten ausgedehnt. Auch digitale Unterlagen der Buchhaltung müssen im Unternehmen über den Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher aufbewahrt werden. Eine geordnete und sichere Archivierung aller digitalen buchhalterischen Vorgänge ist eine wichtige Voraussetzung für die Funktion der Buchführung nach den neuen Erfordernissen. Vorgänge der innerbetrieblichen Unternehmenssteuerung müssen ebenfalls jederzeit greifbar sein, damit für das Management die notwendige Übersicht und Entscheidungsfähigkeit gewährleistet wird.

Jedes Unternehmen sieht sich heute vor die Aufgabe gestellt, eine umfangreiche Anzahl digitaler Daten zu verwalten und nach modernen Systemvoraussetzungen zu ordnen. Mit dem Office Manager bekommen Unternehmen ein Managementsystem in die Hand, das dieser Aufgabenstellung gerecht wird. Der Office Manager ermöglicht die zentrale und ökonomisch gestaltete Dokumentenverwaltung. Damit sind digitale Dokumente, Belege und Schriftverkehre jederzeit greifbar, können schnell und effektiv nachverfolgt werden.